平日の定時以外

【飲み会の幹事必見!】若手社員よ、波に乗れ!~飲み会幹事編~

お疲れ様です。ピヨピヨリゾートでございます。

世の若手社員よ、
飲み会の幹事を共に乗り越えようぞ!

ということで今回は、飲み会幹事を共に乗り越えましょう!

自己紹介
  • 大手旅行会社に勤める社会人2年目の営業
  • 飲み会経験:数多
  • 飲み会幹事経験:30回以上

飲み会幹事、任されたら正直面倒ですよね。わかります。

ただ、悪いことばかりではないんです!

  • 仕事よりも効率的に周囲からの信頼を得られる
  • 皆が嫌がる仕事だからこそ、感謝される
  • 相手のことを考えて仕事を行う練習になる

皆が嫌がる仕事だからこそ、得られるものは大きいんです!!
幹事を任された以上、完璧にこなしてみましょう!!

これから、自分の体験をもとに作った、「飲み会幹事のすべき仕事」を全て記載します。

もちろん、普段いる環境や飲み会の名目によって、取るべき行動は若干違ってきますが、共通している部分も多いのです!!

飲み会の流れ

まず初めに、飲み会の流れの確認です。

  1. 集合・集金
  2. 乾杯の挨拶・乾杯
  3. 歓談
  4. (忘年会などでは)企画・催し
  5. 締めの挨拶・締め
  6. 解散(その後、二次会)

飲み会前

開催日・参加者を決定

幹事をやることになったら、まず初めに開催日と参加者を決定します。

これを同時に決めるには、LINEであれば「LINEスケジュール」、メールであれば「調整さん」を用いるのが良いです。

回答期限1週間を目安に、参加対象者へ発信します。

※発信するメールの内容は、この記事を参考にしてみて下さい!

回答期限3日前頃になったら、

「回答していない方、ご回答ください」

というリマインドを送り、全員から回答がそろって参加率が一番良い日が「開始日」、○をつけている人が「参加者」となります。

開催場所の決定

参加日が決まったら、開催場所を選びます。

基本的な場所選びの最低基準は、以下の通りです。

  • 会社から歩いて10分以内
  • コース時間は、2時間以上3時間以下
  • 飲み放題メニューの種類がある程度豊富(10種類以上/生ビールとソフトドリンクは必須
  • 参加者全員が座れる

あとは、この基準にプラスして、30名を超える宴会であれば荷物置きスペースがあった方が良いです。

実際に予約をする際は、必ず取消料の発生日について確認します。

  • いつから人数変更ができなくなるのか
  • いつから宴会自体のキャンセルができなくなるのか

これを必ず確認をしてから、予約しましょう。

もし予約と同時に取消料が発生する場合は、参加者全員(15名以上の場合は最も位の高い人のみ)にこの場所でいいのか、予約前に確認を取りましょう。

そして、2次会があった場合に備え、2次会会場に目星を付けておくとなお良いです。

参加対象者を見て「何人ぐらいが2次会に来るか」を大まかに予測し、1次会会場から歩いて5分以内で行けるお店の中で予測人数が入れそうなお店をピックアップしておきましょう。

大きな飲み会で大人数が2次会に参加しそうな雰囲気であれば、カラオケの大部屋を予約しておくのもありですね。

参加費の決定

開催日・参加者・開催場所がある程度決まったら、参加費を決めます。

参加費の決め方は、以下3パターンに分かれます。

  • 全員が同じ参加費を負担する(割り勘
  • 偉い人から順に、階段状に参加費に差を設ける
  • 偉い人が大きな金額を出し、残金を他の社員で割る

会社の文化・参加人数などによって異なってくるので、どの料金パターンになるかは、必ず先輩社員または飲み会に参加する偉い人に確認を取りましょう。

もし階段状に料金を参加者に振り分ける場合は、

「最も偉い人10,000円、一番年上9,000円、次に年上7,000円…」

という風に分けていき、

多く払っていただく先輩方には「当日参加費、こちらでよろしいでしょうか」という風に必ず確認するのが良いです。

目玉焼き
目玉焼き
端数がでたら、こっそり懐に入れてなかったことにしてしまお~~笑

飲み会詳細の発信

参加費が決定したら、飲み会詳細を参加者全員に向け発信します。

発信のタイミングとしては、飲み会1週間前が目安です。

ただ、これは目安であり、
取消料が発生する3日前のタイミングで発信しましょう。

発信する内容としては、以下の通りです。

  • 開催場所(お店のリンクも添えて)
  • 開催時間
  • 参加者
  • 参加費
  • 集合場所(会社 or お店)
  • 取消料発生日

その飲み会が毎年恒例のもので2次会があることが確実である場合は、
2次会会場の情報もここに加えた方が良いでしょう。

乾杯および締めの挨拶を依頼

人数の多い大きな飲み会になるほど、
乾杯と締めの挨拶を先輩社員に頼みます。

その依頼は、必ず飲み会前日に行ってください。挨拶をする人も、言いたいことを考える方もいらっしゃるのでね。

依頼する人としては、

  • 乾杯の挨拶…一番偉い人
  • 締めの挨拶…二番目に偉い人

が、無難です。

まずは飲み会に参加する人の中で一番偉い(or 一番年上)の人に依頼、

その人が快く受け入れてくれたらそれでよいし、「今回は○○さんでいこうよ」と言われたら、それに従えば大丈夫です。

飲み会当日

集金

当日、まず飲み会の前に全員分の参加費を集めてしまいましょう。

集める場所は、会社内で出来ればベストですが、少し早めに会場へ行き、入り口で集金するのもありです。

また、人数が多い場合は集金に時間がかかってしまうことを予測し、仲のいい同期や先輩社員などに協力してもらうよう事前に相談しておいた方が良いです。

ドリンクオーダー

参加者の8割ほどが集まったタイミングで、最初のドリンクをオーダーします。

これもその飲み会の規模や文化によって異なりますが、大人数の場合は全員分の生ビールと数人分のウーロン茶を頼んでおくのが無難です。

半熟卵
半熟卵
お酒が飲めないという人をいち早く見つけて、ウーロン茶をサッと渡せたら、最高のホスピタリティだね~~

全員の飲み物が揃ったら、

「それでは、乾杯のご挨拶は○○さんにお願いしております。宜しくお願いします。」

と言って、乾杯担当の方にバトンを渡しましょう。

飲み会中

乾杯が終わり飲み会が始まったら、下記3つを行います。

  • 自分の卓にいる方々へ、お酌&料理取り分け
  • (開始1時間後ぐらいで)お会計
  • (終了30分前ぐらいで)2次会会場の手配確認

2次会会場手配済みの場合は、予約確認の電話も行うと、リスクヘッジになって安心を得られます。

飲み会終了

飲み会終了時刻3分前になったら、

「縁もタケナワではございますが、終了の時刻が迫ってまいりました。締めの挨拶は、○○さんに依頼しております。宜しくお願いします。」

と言って、締めの挨拶担当の方にバトンを渡します。

挨拶(または一本締めなど)が終わったら、出入り口付近(もしくは出てすぐの広めの場所)に先に行き、参加者を待ちます。

参加者が幹事のもとへ集まり始めたら

「2次会にご参加される方は、ここで少々お待ちください!!」

と繰り返します。

そして、全員が解散または集合したら、手配した2次会会場へご案内しましょう。

目玉焼き
目玉焼き
1次会に続き2次会も…もう疲れて倒れそうだよ~

半熟卵
半熟卵
あともうちょいだから、一緒にがんばろ、、!!

2次会での対応

2次会では基本的に1次会よりも気を張らなくて大丈夫です。

適当に席に座ってもらい、「飲み物何になさいますか?」と聞いて回り注文します。

あとは、1次会で乾杯をしていた人とは違う人に「乾杯お願いします!」とバトンを渡し、あとは自身の卓で楽しめば大丈夫です。

また、お会計のタイミングになったら、

とりあえず2次会参加者の中で一番偉い人にその伝票を持っていき、「お会計なんですけどもぉ~」と(申し訳なさそうに)近づいていきます。

そうすると、「これでよろしく」と10,000円等大きな金額をくれるので、その残高を残りの人で割って、あとは「一人○○円です!」と一人一人に集金しに行きましょう。

2次会で参加者全員泥酔しており、お会計どころではないという場合は、
最悪後日(翌日が一番良い)集金すればよいので、その場はクレジットカードなどで立て替えましょう。

解散

やっと2次会が終わりましたね。

終わったら、もうその日やることはありません。

全員に「ありがとうございました!」といいながら、帰りましょう。

飲み会後

2次会参加費の集金

飲み会翌日、2次会の参加費の集金が残っている場合は、集金します。

ここで申し訳なさそうにする必要はなく、

「昨日の2次会参加費○○円でしたので、いただいてよろしいでしょうか?」

と普通に話しかければ、大抵お金くれます。

先輩社員に感謝の挨拶

これが幹事最後の仕事です!!!

飲み会翌日に、参加してくださった先輩社員全員に、(直接 or メール)御礼を言いに行きましょう。

「昨日はありがとうございました。楽しかったです。また飲みに行きましょう。」という軽い挨拶で大丈夫です。

このような細かい感謝を伝える行動は、非常に重要です(かくいう私もこの重要さに気付いたのは最近ですが)!!

まとめ

目玉焼き
目玉焼き
いろいろやることあって大変すぎる…幹事ってホントにきついね…

半熟卵
半熟卵
そうだね大変だよね、、、でも、やっぱりみんなが嫌がる仕事をやるからこそ、信頼につながるのも確か!!大変だけど、その経験は無駄にはならないから、一緒に頑張ろ、、!!

飲み会の幹事は、やることが多く、大変です。

大人数となったら、なおさら時間もかかります。

しかし、前述した通り、

皆が嫌がる仕事こそ、周囲から信頼と感謝をしてもらえます。

日々、つらいこともありますが、信頼・感謝のため、明日も頑張りましょう!

お疲れさまでした!ピヨピヨリゾートでした。