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【ビジネスメールの基礎中の基礎】若手社員よ、波に乗れ!~ビジネスメール基礎編~

お疲れ様です!ピヨピヨリゾートです。

若手社員の皆様、共にメール作成の基礎を身に付けましょうぞ!!

ということで今回は、メール作成の際の必ず押さえておくべきポイントについて記載します。

自己紹介
  • 大手旅行会社に勤める、社会人2年目
  • 営業職(なので一日のメール回数は約100件)
  • 使用メールツール:outlook

社会人になり、メールは使用必須のツールです。それ故、若手社員がメール文章の質にこだわり、メール文章力を向上させることは必須なのです!

なので今回は、メール文章を作るうえで基礎中の基礎を説明したいと思います。

ビジネスメール文章の実践的なテンプレートは、別の記事にまとめましたので、確認してみてくださいね。

メール文章作成の際の、心もち

読み手のことを考える

まず、大前提として、これを意識しましょう。

コミュニケーションは、受け手が主体!!!

すなわち、ビジネスメールにおいても、自分がどんな思いで文章を書いたとしても、それを読み手がどう思ったかが全てです。

どんなビジネスメールを書く際も、「自分がどう描きたいか」よりも、「文章を読んで相手がどう思うか」をしっかり考えましょう。

一文は短く、改行を積極的に用いる

突然ですが、以下2つの文章、どちらが読みやすいですか?

後者の方が、パッと見たときの見栄えも良いですし、何より読みやすいですよね。

なぜ後者の方が見やすいのか。それは、「適切な一文の文字量」で、「適切な改行」を行っているからです。

結論、文章が見やすくなる目安は、以下の通りです。

  • 一文の量:文の句切れで改行して、2行に収まる量
  • 改行の数:一文につき2回

数字やカッコ、点(・)を用いて、箇条書きを意識する

また、2つのケースを比較してみましょう。

いかがでしょうか。

後者のように、「ご確認いただきたいことが○点あります」というように、伝えたいことをいくつかのブロックにしてみると、内容が頭に入りやすくなります。

太字・下線・マーカーを有効活用する

前章の例文は、太字等を利用すると、より分かりやすくなります。

このように、大項目に太字やマーカー、下線を用いると、一目でメールの趣旨がわかるので、より分かりやすいメール文になります。

文章が濃い色ばかりにならないように気を付けましょう。

太字と下線を使うのは大項目、または請求額や取消料発生日などの重要な文言のみが良いです。

また、マーカーを使う際は、濃い色のものは避けましょう。薄い黄色や緑、水色のマーカーがおすすめです。

送信前に、必ず誤字脱字添付漏れチェック

これ、非常に大切です!!

漢字間違いや日程の間違い、金額間違いなど、ひとつの間違いで大事故に発展することもあります!!

かく言う私も新入社員時代誤字脱字だらけで、とても悩みました…。

なので、最後に一度送る文章を読み返してから、送信ボタンを押しましょう!

メール文章のテンプレート(基本)

件名

件名はメールごとに異なるので、パターンは非常に多岐に渡りますが、下記のようにすれば間違いありません。

【メールの主題】主題に関わる案件名・製品名などの大枠

例:【明日のミーティング内容確認】3/13開催 ○○講演会
  【部品納期の確認】○○製品

また、件名と同時にTO(宛先)・CC・BCCにも気を付けましょう。使い分けは実際に使ってみて覚えるのが早いですが、一応使い道は以下の通りです。

  • TO:メインの送り先
  • CC:「このメール、内容 見ておいてください」という
      という合図。CCに入っている人は、メールの内容
       を確認できる
  • BCC:他のメール受信者にアドレスが見られないよう
       に連絡する場合に利用する。

文章のはじめ

ビジネスメールの場合、文章の始め方には大体のルールがあります。以下のように、メールを書き始めましょう。

○○○○株式会社
△△ 様

いつもお世話になっております。

□□□の件で、ご連絡いたしました。

私は、メール送信先の人の苗字と「様」の間にスペースを入れていますが、入れなくても問題ありません。

また、昨日宴会でご一緒した人にメールを送る際は、「いつもお世話になっております」の代わりに「昨日はありがとうございました」というように工夫してみるのも良いです。

文章の終わり

文章の終わりも、大体決まってきます。

  • 何卒宜しくお願い申し上げます。
  • ご確認のほど何卒宜しくお願いします。
  • お忙しいところ恐れ入りますが、
    ご対応のほど何卒宜しくお願い申し上げます。

以上のように、「宜しくお願いします」を基本としてそれを丁寧に表現すれば、正直どうメールを終わっても大丈夫です。

ちなみに私がよく使っているのは、「お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認(ご対応)のほど何卒宜しくお願い申し上げます」ですね。一番謙虚で丁寧な感じがするのでね。

署名欄

ビジネスメール最後は、自分の名前を書いて締めます。

そこで便利なのが、署名欄の利用です。この設定は、マストではありませんが、した方が良いです。

各メールツールの設定画面(ねじのマークのやつ)から設定可能なので、是非見てみてくださいね。

まとめ

今回は、ビジネスメールを書く際に必ず押さえるべきポイントについて、記載しました。

ケース別のメール文章テンプレートは、別記事にまとめますので、そちらも確認してみてくださいね。

今日もお疲れ様でした!ピヨピヨリゾートでした。