平日の定時以内

【ビジネスメールテンプレ公開!】若手社員よ、波に乗れ!~ビジネスメールテンプレ編~

お疲れ様です!ピヨピヨリゾートです。

世の若手社員よ、ビジネスメールのテンプレを学び、
共にコツをつかもうぞ!!

ということで今回は、ビジネスメールのテンプレートを、

ひたすら記載します。

とはいっても、全てを書くと何億通りも考えられてしまうので、

若手社員がよく使うであろうものに限定して書きます。

使える表現等はどんどん盗んで、ほかのメールに応用してきましょう!

※ビジネスメール作成の一番基本的なことは、他記事にあります!
 参考にしてみて下さいね。

メール文章テンプレート(社内向け)

自己紹介メール

まず初めに、配属初日には自己紹介メールをするケースが多いです。

配属先にそのような文化がなくても、
自分から主体的に自己紹介メールを発信すれば、アピールになりますしね!

件名:【自己紹介】○○課 (名前)

○○課の皆様

お疲れ様でございます。
この度○○課に配属となりました、(名前)と申します。

自己紹介

出身:秋田県(現在は横浜に住んでます)
趣味:野球観戦(タイガースファンです!)・温泉
特技:ピアノ

お役に立てること

何事に対しても、「粘り強く、泥臭く」取り組みます。この自分らしさを大切にしながら、日々学び続けます。

また、大学時代中国に留学した経験があるので、中国語は話せます。

分からないことばかりでご迷惑をおかけすることもあるかと思いますが、誠心誠意・精一杯頑張ります。

今後とも、何卒宜しくお願い申し上げます。

ポイントは、とにかく「謙虚な感じ」で文章を書くことです。

「できることは少ない、ただ誠心誠意頑張ります」というような感じで、
謙虚さと熱量をアピールすると、非常に良いです。

スケジュールの調整メール

飲み会幹事を任された時も役に立つ、重要なメールテンプレです。

件名:※業務外 【スケジュール調整】今年度忘年会

○○課の皆様

お疲れ様でございます。

表題の件で、ご連絡いたしました。
今年度も、忘年会の季節がやってまいりました。

それに伴い、日程調整を行います。
下記URLから、ご自身の日程を登録してください。
※回答期限:○月×日(△)中

https://chouseisan.com/

以上、お忙しいところ恐れ入りますが、
ご確認のほど何卒宜しくお願い申し上げます。

ポイントとしては、まずタイトルに「※業務外」とつけることを、おススメします。

日々忙しい業務の中、先輩社員は必読のメールとそうでないものを瞬時に選択し、仕事を行っています。

タイトルに「※業務外」とつけることで、仕事とは関わりないということが瞬時に分かるので、親切です。

また、どのメールにも言えることですが、
回答期限や請求金額などの数字が絡む内容は重要なので、
太字などにして強調すると、より良いです。

※飲み会幹事を任されたら、こちらも参考にしてみてくださいね!

先輩社員への感謝・御礼メール

自分の歓迎会後や仕事を手伝ってくれたお礼など、
様々な場面で感謝をします。

メールにて御礼申し上げる際は、以下参考にしてみて下さい。

件名:【御礼】昨日の歓迎会

○○さん

お疲れ様です。

昨日の歓迎会では、誠にありがとうございました。
様々な話が聞けて、楽しかったです。

機会がございましたら、
是非また飲みに行きたいです。
次は、もつ鍋食べに行きましょう!

今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。

感謝メールで重要なことは、以下3つです。

これを意識するだけで、社内での感謝メールの質がぐっと上がります。

  • 感謝を素直な言葉にして伝える
    (例)「ありがとうございました」
      「お世話になりました」
  • 具体的なエピソードを添える
    (例)「昨日の○○が聞けて、よかったです」
  • 未来を感じさせる
    (例)「次回は○○に行きましょう!」

先輩社員への謝罪メール

ミスをして指摘・指導された際は、必ず謝罪メールを書きます。

件名:製品番号の入力漏れについて

○○さん

お疲れ様です。

製品番号の入力漏れに関しまして、
大変申し訳ございませんでした。

ミーティングが立て込んでいたことで、
チェックの精度が落ちておりました。

同じことを繰り返さないために、
ダブルチェックをし、その上でチェックした番号を
手帳に控える習慣を付けます。

この度は、大変ご迷惑をお掛け致しましたが、
引き続き何卒宜しくお願い申し上げます。

先輩社員へ謝罪する場合、重要なことは謝ることではなく、「反省した次はどうする」「どう改善する」ということを示すことです。

先輩社員は、皆若手社員の未来に期待しています。

なので、「自分は今回のことを糧とし、成長します!」ということを見せる必要があるのです。

謝罪メールでは、丁重に謝る子ことも必要ですが、「次からこうします」という未来を見せることも、忘れずにいて下さい!

後輩への指導メール

後輩ができ、その後輩がミスをしたら、
先輩として指導をする場面が必ずあります。

件名:請求金額のご記載について

○○くん

お疲れ様。

請求金額は、「お金」に関わることだよね。
「お金」関係のことは、1円のミスも許されません。

今後は以下の点をを意識してみて下さい。

1.お金に関する業務は、ダブルチェックはもちろん、
  他業務よりもゆっくりと、正確に行う。

2.お金だけではなく、「数字」をメールに記載する際は、
  送る前にそれが正しいか、必ず確認する。

ここが完璧になれば、また次のステップに進み、
今○○先輩がやってる仕事を、任せられます。

期待しているので、引き続き一緒に頑張りましょう!

謝罪文でも重要なのは、感謝するときと同じ「未来を見せる」ということです。

ただ一辺倒に指導するのではなく、「次はこうしよう」「こうしたら、これができるようになる」といった、未来志向の文章を入れるのが良いです。

メール文章テンプレート(社外向け)

アポイント打診メール

お客様とのアポイントは、どのようなメールで取るのが良いでしょうか。

件名:【アポイント】○○サービスのご紹介

○○株式会社
△△ 様

いつもお世話になっております。

この度は、電話でご相談させていただきました通り、
○○サービスをご紹介させていただきたく存じます。

差し支えなければ、
1時間ほどお時間を頂戴し直接ご説明に伺いたいのですが、
よろしいでしょうか。

もしよろしければ、
下記日程のうち、ご都合のつかれる時間帯を
ご教示いただけますと幸いです。

・□/□(□) 10:00~16:00
・☆/☆(☆) 15:00~17:00

お忙しいところ恐れ入りますが、
ご確認のほど何卒宜しくお願い申し上げます。

重要なことは、「日程はこちらから打診する」ということです。

相手から「いつがよい」という返答を待つのではなく、こちらから3つほど候補を提示し、もし提示した日程で都合が合わなかったら、再度こちらから日程を打診しましょう。

お客様への感謝・御礼メール

送る相手がお客様(クライアント)であれば、先輩社員へのものよりも、より丁寧な文章でなければなりません。

件名:【御礼】ABCシステム導入について

○○株式会社
△△ 様

いつもお世話になっております。

この度は、弊社ABCシステムをご利用いただき、
誠にありがとうございました。
深く御礼申し上げます。

今後とも△△様、そして○○株式会社様の発展に、
微力ながらも尽力していきたいと思っております。

もしご不明な点などございましたら、
何なりとお申し付けくださいませ。

引き続き、何卒宜しくお願い申し上げます。

正直丁寧すぎるくらい丁寧ですが、相手がお客様であれば、これぐらいしても良いと思います。

これはメールとは離れた内容になりますが、お客様への感謝は、メールだけではなく、電話でも積極的に言いましょう。

実際に声で「ありがとうございました」と伝えた方が、感謝は伝わりますよね。

この地道な感謝の積み重ねが、取引先との関係向上、ひいてはビジネスでの成功につながるので、頑張りましょう!

お客様への謝罪メール

当然のことですが、謝罪メールは感謝メール以上に丁寧でなければなりません。

件名:【添付資料の誤送信】○/○ △△講演会

○○株式会社
△△ 様

平素より大変お世話になっております。

先日「------」という件名で、
メールを送付させていただきましたが、
そこに添付されていた資料は1ヶ月前のデータをもとにしたものであり、
最新のものではございませんでした。

本メールに、改めて最新版のデータを添付させていただきます。

(誤)<誤送信した添付資料の名前>
(正)<正しい添付資料の名前>

お忙しいところ大変恐れ入りますが、
ご確認いただけますと幸いでございます。

添付漏れや添付資料の誤送信は、非常によくあるケースです。

重要なのは、(誤)(正)などと箇条書きのように記すことで相手に何が間違っていて何が正しいのかを端的に示すことです。

謝罪の気持ちを伝えたいのは分かりますが、それ以上に重要なことは「結局何が正しいのか」ということです。

なので、ミスをして謝罪メールを送る際も、謝罪に加え、ミスによって起こったできことと改善策をしっかりと相手に示しましょう。

依頼・催促メール

お客様に何かを依頼・お願いする際も、
毎度のことながら、丁重&謙虚に書くことが重要です。

件名:【請求書の送付】○/○納品分について

○○株式会社
△△ 様

いつもお世話になっております。

表題の件につきまして、
請求書をご送付していただきたく、ご連絡いたしました。

□/□納品分までの請求書は手元にございますが、
○/○納品分の請求書は、弊社に届いておりません。

すでに発行・郵送済みでしたら大変申し訳ないのですが、
ご確認いただいてよろしいでしょうか。
※明日届いた場合は、☆/☆のご入金となります。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、
ご確認のほど何卒宜しくお願い申し上げます。

よく使う表現まとめ

ここまでメール文章をひたすら記載してきました。

最後に、よく使う表現を列挙します。

ぶっちゃけこの表現使いまわせば、どんなメールも平均点以上にはなります。

ビジネスメールでよく使う表現
  • いつもお世話になっております。
  • 表題の件につきまして、
  • 恐れ入りますが、
  • ~していただけますでしょうか。
  • ~していただけますと幸いです。
  • ~のほど何卒宜しくお願い申し上げます。

以上、6フレーズになります。

メールテンプレ、そしてこの表現を駆使して、いち早くビジネスメールに慣れ、一流のビジネスパーソンに近づきましょう!

今日もお疲れ様でした!ピヨピヨリゾートでした。