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【社会人としての「報告」の仕方】若手社員よ、波に乗れ!~報連相~

お疲れ様です!ピヨピヨリゾートです。

今日は、会社員なら毎日のように聞く、「報連相」のお話です。

目玉焼き
目玉焼き
報告・連絡・相談ってやつね

重要なのはわかるんだけど、報告しづらい時とかあるよね…寝坊の報告とか……

半熟卵
半熟卵
そういう自分のミスの報告って、ほんとに嫌だよね…僕も何度経験したことか…

自分のミスの報告方法も教えるね!

報連相の基礎

報連相の土台は、全て「報告にあり」

報連相とは、報告・連絡・相談の略です。

しかし、連絡も相談も、報告に内包されています。

目玉焼き
目玉焼き
報告を極めたもの、是報連相を極めし者!

って感じだね

半熟卵
半熟卵
そうだね、その通り。

「迷ったときや仕事に対して何かしらの変化が生じたときは、報告する」

ということを意識すると、いいと思うよ

報告のコツ

こまめに、速やかに

報告は、こまめに行うのが良いです。

つまり、ひとつの仕事が終わった後の「完了報告」だけではなく、「中間報告」もしましょう。

半熟卵
半熟卵
上司としては、「部下が何をやっているのか」「どこまで仕事が進んだのか」を気にしてるんよ

そこで重要なのが、中間報告。どこまで仕事が進んだのかを、1日の終わりにしっかり報告する習慣をつけた方がいいね

分かりやすく、端的に

報告は、短く端的に述べるのが良しとされています。

分かりやすく端的に報告するためには
  1. 結論(結果どうなったか)を一番に述べる
  2. 「事実だけ伝える」ことを意識する。主観が混ざらないようにする。
  3. 数字が発生したら、資料(手書きの簡単なものでもOK)も添える

半熟卵
半熟卵
事実を伝えやすくするためには、「6W2H」を意識すると良いよ!

6W2Hとは

  • Who(誰が)
  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • What(何を)
  • Whom(誰に)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)
  • How many(どれくらい)

報告しづらいことを報告するとき

自分のミスを報告する際のポイント

報告しづらいこと、つまり自分のミスや自分が原因で生じてしまった̠マイナスの事象についての報告の仕方は、普通の報告とは別です。

目玉焼き
目玉焼き
これが一番知りたかったこと、、!

半熟卵
半熟卵
自分のミスを報告する際に大切なことは、以下3点!

  1. 報告の前に、解決策・改善策を自分で考えておく
  2. できればメールではなく、口頭
  3. 「謝罪→事実→解決策・改善策→謝罪」の順で、報告

目玉焼き
目玉焼き
謝ることで頭がいっぱいで、解決策とか考えたことなかった…

半熟卵
半熟卵
謝罪の気持ちを持つことは確か重要なんだけれでども、上司と知りたいのは「謝罪の言葉」ではなく「どう事態を収拾するか」なんよ

それを分かる範囲で伝えることが、自分のミスの報告の本質と言えるね

例:集合時間に遅刻してしまうという旨の報告

(上司にTEL…)

お疲れ様です。

申し訳ございません。

集合時間の9:00には間に合いそうになく、現地に着くのは9:30ごろになってしまいそうです。

この後の会議に必要な資料を送付致しますので、冒頭部分の説明のみ、お任せしてよろしいでしょうか。中身の部分は、私が到着し次第、私からさせていただければと存じます。

申し訳ございませんが、ご対応お願いします。

報告の仕方としては、このように「謝罪→事実→解決策→謝罪」という流れでしましょう。

あとは、これを聞いた上司の反応に対し、謙虚に応えていくのみです。

目玉焼き
目玉焼き
これを報告した後に「もう君今日来なくていいよ」って言われたら、どうすれば…

半熟卵
半熟卵
その場合は、こんな感じかな笑

  • 「恐れ入りますが、行かせていただけますでしょうか」と一度食い下がる
  • それでも来なくて良いと言われたら、「かしこまりました。○時にオフィスに着くよう、向かいます」といってその場を収める

報告は、良い成果の時よりも、なにか悪いことが起きたときの方が、大切です。

報告が億劫なのは、大変よく分かります。

私も何回も体験しましたから(今でも億劫な時ばかりです笑)。

ただ、実体験として、報告しないで後々問題が大きくなって、自分から言い出す前に上司にばれる方が、まずいです。

1歩踏み出す勇気が、未来の自分を救うと思って、報告はしっかりと行いましょう。

まとめ(+おすすめの本)

報連相は、どの業務を行うにしても、土台となる本質的・基本的な部分となります。

記載してきたことを意識して、報告する習慣をしっかりつけて下さいね。

最後に、私がとても影響を受けた本を紹介します。

『会社では教えてもらえない 上に行く人の 報連相のキホン』
著:車塚 元章(日経ビジネススクール講師)

事例あり、図式ありで具体的。かつ、報告する際のエッセンスが1冊に詰まっています。

私も新入社員の時にこの本を読んで勉強し、報告の習慣を付けました。

良かったら、参考にしてみて下さいね。

今日もお疲れ様でした!